手書きFAXの注文、8割は自動で品番に変わる

課題

FAXと電話の注文が、1日30〜80件届きます。担当者は紙面から商品名・数量・地域を読み取り、27ページある得意先別のコード表、自治体ごとの配管仕様、過去の履歴の3つを突き合わせて品番を決め、基幹システムに手入力していました。「メーター周りにはこの継手は使わない」といった判断は、文書になっていません。この作業をこなせるのは1名で、2名が学んでいる途中です。

サービス概要

水道配管部品メーカーの受注業務で、FAXで届く手書きの注文を読み取り、自社の品番に変換する仕組みを設計しました。ただ文字を読むだけでは品番は決まりません。得意先・自治体・配管のどこに使うかによって、同じ商品名でも別の品番になるためです。

ソリューション

根拠つきで、品番の候補を出す

注文に書かれた俗称と、得意先・自治体の情報から、コード表・自治体の仕様・カタログ番号と口径・配管位置の決まり・過去の履歴の順に絞り込み、確からしさを添えた候補を最大3件示します。あわせて、なぜその品番なのかの根拠も表示します。

読み取り結果を、変換の前に見せる

スキャンした紙面を「こう読み取りました」と先に画面へ出し、誤読があればその場で直してから変換に進みます。間違いに気づく場所が、最後の確認ではなく入口に移ります。

直した操作が、そのまま辞書になる

担当者が候補を修正して確定した内容は、別の登録作業をしなくてもその場で貯まり、次に同じ型の注文が来たときの判断に反映されます。日々の処理が、頭の中にあった知識を形にしていく作業になります。

期待できる変化

手書きFAXを品番に変換できる

3ヶ月分の受注データ13,286件を調べたところ、8割はカタログ番号と口径が自社のマスタに載っており、そこから品番を辿れることが分かりました。残りは人の判断が要る領域として切り分け、確からしさに応じて自動確定・候補提示・要確認の3段階に振り分ける設計です。これは導入後の実測ではなく、提供いただいたデータの分析による見立てです。